Programme Quête 2027-2028

Guide de demande

Au sujet du programme Quête

Le programme de cohorte Quête est notre initiative d’amélioration continue de la qualité pour les organismes de santé mentale offrant des services en matière de dépendances aux enfants et aux jeunes. Il est destiné aux organismes qui reçoivent du financement du ministère de la Santé de l’Ontario pour offrir des services de santé mentale et liés aux dépendances aux enfants et aux jeunes.
Dans le cadre de ce programme, les équipes de projet profitent de possibilités de renforcement des capacités en amélioration de la qualité (AQ) au moyen de la formation et de la mise en application de la méthodologie d’AQ Lean Six Sigma. Les objectifs du programme de cohorte Quête sont d’encadrer les organismes et de leur fournir des outils pour apporter des améliorations à une voie d’accès aux soins et pour instaurer une culture d’AQ au sein de leur équipe organisme. Le soutien et les activités d’encadrement de Quête sont offerts en anglais; nos ressources du programme sont offertes en français et en anglais.

Renseignements importants concernant la demande

Les demandes peuvent être transmises entre le lundi 19 octobre et le lundi 16 novembre 2026, à 16 h (HNE).

Les demandes en retard ou incomplètes ne seront pas prises en considération. Toutes les sections du formulaire de demande, comme les renseignements généraux, la planification de projet et l’énoncé d’engagement, doivent être remplies et soumises au moyen de REDCap.

L’Institut du savoir sur la santé mentale et les dépendances chez les enfants et les jeunes (l’Institut du savoir) informera tous les organismes d’ici le lundi 11 janvier 2027 à 16 h (HE) s’ils ont été sélectionnés pour participer au programme. Les organismes demandeurs des projets retenus devront signer un protocole d’entente avant le début du programme en février 2027.

Amélioration de la qualité des voies d’accès aux soins

L’amélioration de la qualité (AQ) est une approche systématique qui utilise des outils solides et des techniques rigoureuses pour apporter des changements et améliorer les résultats pour la ou le bénéficiaire, la famille, la ou le prestataire de services et le système. L’utilisation des cadres d’AQ comme Lean Six Sigma nous permettent d’adopter une approche collaborative et méthodique pour examiner les processus organisationnels ou interorganisationnels en détail, ainsi qu’optimiser et garantir une valeur pour les partenaires, notamment les nourrissons, les enfants, les jeunes, les familles et les prestataires de services. Le programme Quête est conçu pour offrir des possibilités de renforcement des capacités d’AQ au sein des organismes de santé mentale et liés aux dépendances pour les enfants et les jeunes. Étant donné que l’accent est mis sur les voies d’accès aux soins, les projets gérés par plusieurs organismes ou intersectoriels sont encouragés à présenter une demande.

Le thème de la sixième cohorte Quête sera les voies d’accès aux soins.

Les voies d’accès aux soins :

orientent les nourrissons, les enfants, les jeunes et les familles vers les soins appropriés pendant la prestation des soins et après le congé du patient;
garantissent que les familles obtiennent le service approprié au bon moment et dans les bonnes conditions pour répondre de manière optimale à leurs besoins;
contribuent à un système de santé mentale et de soins liés aux dépendances pour les enfants et les jeunes de grande qualité qui atteint les objectifs des six domaines de la qualité, soit l’efficacité, l’efficience, le service axé sur la clientèle, la sécurité, la rapidité et l’équité (Qualité des services de santé Ontario, 2015). Les voies d’accès reflètent la coordination entre plusieurs prestataires et assurent une meilleure continuité des soins.

Quels sont les éléments indispensables pour un bon projet d’amélioration des voies d’accès aux soins?

Problèmes à l’intérieur des voies d’accès aux soins d’une organisation ou entre les voies d’accès de plusieurs prestataires qui ont une incidence sur la clientèle ou le personnel.
Problèmes existants pour lesquels aucune solution n’a encore été trouvée.
Défis comme la répétition des erreurs, des problèmes à jumeler la clientèle avec le bon service, le dédoublement du travail, les temps d’attente excessifs ou l’incapacité du processus à répondre aux demandes.
Liens avec les six dimensions de la qualité dans les soins de santé énumérées ci-dessus.

Les projets d’AQ liés aux voies d’accès aux soins peuvent cibler des enjeux cliniques comme l’admission, les listes d’attente, les congés et les services intégrés entre les prestataires de soins de plusieurs secteurs (soins primaires, milieu d’enseignement, hôpitaux, centres communautaires de santé mentale, etc.). Les projets peuvent être déterminés par la mise en œuvre de normes de qualité ou la participation à diverses initiatives provinciales (p. ex., Bons soins au bon moment).
Voici quelques exemples :

Un organisme reçoit des commentaires de sa clientèle indiquant que le processus d’admission est trop long. L’organisme aimerait réduire le temps du parcours dans son processus d’admission.
Un organisme constate des redondances et des incohérences lorsque la clientèle accède aux services par l’entremise de leur clinique sans rendez-vous. Il aimerait rationaliser ce processus pour le rendre plus efficace.
Un organisme entend dire que le processus de transition de la clientèle vers les programmes de santé mentale en milieu scolaire porte à confusion. Il aimerait améliorer l’uniformité et la transparence de son processus pour la clientèle et le personnel, ou il aimerait clarifier et simplifier le processus.
Grâce à des sondages sur les perceptions de la clientèle des soins offerts et à la rétroaction des clinicien.ne.s, une organisation entend dire qu’elle pourrait mieux harmoniser ses services avec les besoins de la clientèle. L’organisation aimerait explorer cette possibilité en profondeur et apporter des améliorations dans la mesure du possible.

Description du programme

Projet de 12 mois – Changements qui peuvent mener à de grandes améliorations : amélioration des voies d’accès aux soins dans le secteur de la santé mentale et des soins liés aux dépendances pour les enfants et les jeunes

Pour notre sixième cohorte, nous soutiendrons des projets qui bénéficieront d’un soutien pendant une période pouvant aller jusqu’à 12 mois.

Ce dont il s’agit

Projets à plus grande échelle axés sur l’amélioration des voies d’accès aux soins au sein d’une ou de plusieurs équipes de votre organisation ou avec des partenaires.

La période de 12 mois permet de réunir l’équipe du projet, de comprendre l’état actuel, de déterminer les causes profondes et de classer en ordre de priorité et sélectionner les changements qui mèneront à des améliorations.

Durée du projet

Jusqu’à 12 mois
De février 2027 à février 2028

Caractéristiques du programme

Ce programme est adapté aux :

grands projets d’AQ ou projets qui nécessitent des partenariats avec d’autres organisations ou secteurs;
projets qui mettent à contribution un large éventail de partenaires clés, comme le personnel, les client.e.s et les membres du Conseil d’administration ou les organismes au sein de la communauté, comme les conseils scolaires, les hôpitaux ainsi que les services de justice pour les jeunes et la police.

Ressources du projet

Durant la période de 12 mois, l’équipe du projet mettra à profit le personnel et le temps nécessaires et s’engagera à faire progresser activement le projet d’amélioration.

De manière générale, les membres de l’équipe doivent prévoir un engagement moyen d’environ quatre heures par mois tout au long du projet de 12 mois, y compris, sans s’y limiter, des séances de mentorat Quête, des réunions d’équipe internes et du travail lié au projet entre les séances. Le temps réel variera selon le projet et le rôle de chaque membre de l’équipe*.

* Le chef de projet devra consacrer davantage de temps en raison des responsabilités supplémentaires liées à la gestion du projet, à la coordination, à la préparation et à l’animation des séances.

Soutien du programme Quête

Encadrement adapté et axé sur les données et le travail d’équipe en matière d’AQ.
Inventaire complet des outils et ressources d’AQ.
Formation et certification Ceinture blanche Lean Six Sigma offertes aux membres de l’équipe principale ou à d’autres membres du personnel concernés qui n’ont pas de formation Lean Six Sigma.
Formation et certification Ceinture jaune Lean Six Sigma offertes aux membres de l’équipe principale.
Événements de mobilisation des savoirs.
Accès à une évaluation de la maturité organisationnelle du plan d’AQ.

Critères d’admissibilité

Les organismes demandeurs admissibles respecteront les critères suivants :

être un organisme de santé mentale offrant des services en matière de dépendances pour les enfants et les jeunes financé par le ministère de la Santé de l’Ontario (prestataire de services essentiels ou organisme responsable);
ne recevoir aucun autre soutien externe pour le projet d’AQ proposé et le travail lié à la culture d’AQ.

Processus et critères de sélection

Les demandes seront évaluées par un comité composé de membres d’équipe de l’Institut du savoir et de jeunes ou de membres de la famille, en fonction des critères suivants :

Pertinence pour l’amélioration de la qualité :
- Arguments à l’appui du potentiel d’amélioration touchant un problème existant;
- Lien clair avec le thème des voies d’accès aux soins
Faisabilité du projet :
- Description claire de la possibilité ou du problème;
- Arguments à l’appui de l’appropriation du processus à améliorer ainsi que du contrôle et de l’influence exercés sur celui-ci;
- Arguments à l’appui de l’adhésion et du dévouement des équipes de direction et de projet;
- Prise en compte du personnel ou d’autres ressources à consacrer au projet;
- Prise en compte de la participation des partenaires, comme le personnel, les jeunes, les familles ou les proches aidant.e.s, et engagement à cet égard;
- Juste envergure du projet (possibilités appropriées définies pour un projet de 6 ou de 12 mois).
  * Remarque : Les conseiller.ère.s en AQ appuieront l’établissement de la portée finale du projet pendant les phases initiales du programme.
Incidence possible du projet :
- Mise en évidence des répercussions possibles sur les membres du personnel, les partenaires (le cas échéant), les enfants, les jeunes et leur famille ou les aidant.e.s (le cas échéant), y compris la possibilité que l’amélioration se propage et l’ampleur de l’amélioration.

Si le volume de demandes admissibles est élevé, le comité d’examen pourra, dans le but d’assurer un accès équitable au programme de cohorte Quête, appuyer sa prise de décision sur des critères supplémentaires comme les suivants :

Répartition entre les différentes régions de l’Ontario;
Pluralité des organismes selon leur taille et le cadre dans lequel ils évoluent;
Diversité du niveau d’expérience des organismes en AQ;
Participation antérieure au programme Quête ou participation active à d’autres subventions de l’Institut du savoir.

Financement disponible

Les organismes participant à Quête recevront un financement de l’Institut du savoir, jusqu’à concurrence de 20 000 $ pour chaque projet. Ces sommes doivent être dépensées pendant le déroulement du programme Quête, soit de février 2027 à février 2028.

Postes budgétaires admissibles

Remplacement ou salaire des membres de l’équipe du projet. Estimation générale des coûts de remplacement ou des salaires de l’équipe du projet (c.-à-d. nombre total d’heures consacrées au projet par les membres de l’équipe * taux horaire moyen).
Dépenses de réunion liées au projet d’amélioration, comme les réservations de salles de réunion, les déplacements et le kilométrage ou la restauration.
Activités de mobilisation des savoirs, comme la présentation de votre projet d’AQ à une conférence sur la qualité, le coût de la production d’une affiche ou les frais d’inscription à la conférence.
Les frais d’administration associés au projet, comme les photocopies, les impressions ou l’achat de fournitures.
Énumérez des éléments précis (jusqu’à 10 % du budget total).
Autres dépenses admissibles :
- Logiciels requis pour le projet d’AQ, comme les licences de réunion virtuelle Zoom et les logiciels de tableau de bord de données.
- Honoraires pour la clientèle, les jeunes ou des membres de la famille qui font partie de l’équipe de projet ou qui participent à certaines activités à titre de partenaires principaux.
- Dépenses liées à toute certification Lean Six Sigma supplémentaire ou à toute autre formation en AQ pour les membres de l’équipe.
- Ressources et matériel d’AQ, comme les livres.

Postes budgétaires non admissibles

Sommes engagées pour compenser les déficits budgétaires ou pour le fonctionnement général de l’organisme.
Salaire d’employés qui ne sont pas membres de l’équipe de projet
Matériel informatique et autres appareils électroniques, comme les ordinateurs, les portables, les appareils mobiles et les tablettes.

Coordonnées

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec Blake Davey, gestionnaire, Qualité et rendement, à Quest@cymha.ca.

Exemple de formulaire de planification de projet

Nous espérons que cet exemple fictif vous aidera à remplir votre formulaire de planification de projet.

Formulaire de planification de projet
Titre du projet : Amélioration du processus d’inscription au Centre YOW

Détails du projet

Cadre responsable/parrain du projet : Thomas (directeur de la qualité et des opérations)

Responsable du projet : Alina (directrice des services cliniques)

Membres de l’équipe (personnes qui participent au processus désigné et apportent une compétence particulière au projet, et autres partenaires clés, le cas échéant, etc.) : Christine (directrice), Antoine (gestionnaire), Jennifer (commis), Alfred (clinicien), Vanessa (consultante des jeunes/cliente), William (spécialiste des TI)

Possibilité ou défi : Un énoncé des possibilités permet de décrire clairement un sujet de préoccupation au sein de l’organisme et auquel le projet vise à répondre.

Question

Décrivez la possibilité liée aux voies d’accès aux soins sur laquelle vous voulez travailler.

Réponse : Améliorer le processus d’inscription des client.e.s qui s’inscrivent aux services de notre organisme.

Quel est le principal problème qui vous a incité à lancer ce projet?

Réponse : Notre nouvelle structure de programme intégrée a entraîné le dédoublement de nos formulaires d’inscription chaque fois que les client.e.s passent d’un programme à l’autre.

Qui est responsable de ce processus (p. ex. avez-vous un contrôle ou une influence sur le processus)?

Réponse : Oui, l’équipe d’administration de notre organisme contrôle l’inscription des client.e.s dans tous les programmes.

Objectif : Un énoncé d’objectif est un résumé concis de ce qu’une équipe de projet espère accomplir au cours d’une période donnée.

Quel avantage y aurait-il à s’attaquer au problème (résultats possibles)?

Réponse : L’objectif de ce projet est d’améliorer l’efficacité du processus d’inscription des client.e.s qui ont accès aux services de notre organisme et de réduire le dédoublement des demandes de renseignements. En apportant des améliorations au processus, les client.e.s ne fourniront leurs renseignements qu’une seule fois, ce qui permettra aux commis de gagner du temps en ne saisissant ces renseignements qu’une seule fois dans le système. En outre, les clinicien.ne.s auront accès aux renseignements dont ils ont besoin à un seul endroit.

Pourquoi est-il important d’apporter une amélioration dans ce domaine maintenant?

Réponse : L’amélioration des processus d’inscription des client.e.s et d’admission aux programmes améliorera l’efficacité et l’efficience pour toutes les personnes concernées. À mesure que de nouveaux programmes sont ajoutés et que nous établissons de nouveaux partenariats avec d’autres organismes, il est essentiel que notre tenue de dossiers soit efficace si nous voulons continuer d’avoir du succès. Si l’expérience client/l’expérience employé est plus simple et plus efficace, tout le monde y gagnera.

Quelle sera l’incidence de cette amélioration sur vos partenaires, votre personnel, vos client.e.s et leur famille?

Réponse : Les client.e.s et leur famille seront moins frustrés, car ils n’auront plus à répéter leur parcours plusieurs fois étant donné que les formulaires seront moins semblables. Le personnel sera moins frustré dans son travail et gagnera un temps précieux. Notre haute direction sera heureuse de constater des améliorations pour notre clientèle ainsi qu’une augmentation de la satisfaction du personnel.

Comment comptez-vous mobiliser vos principaux partenaires, le personnel, les jeunes, les familles et les partenaires communautaires?

Réponse : Nous avons un comité consultatif des jeunes et des familles qui pourrait nous aider à obtenir le point de vue de la clientèle au moyen d’entrevues individuelles ou de groupes, ou de sondages, au besoin. Un.e jeune participera également au sein de notre équipe principale. Les partenaires principaux et le personnel feront partie de l’équipe principale ou seront consultés au besoin.

Comment prévoyez-vous mobiliser les connaissances et les résultats du projet d’amélioration?

Réponse : Nous prévoyons mobiliser notre apprentissage en l’intégrant à nos pratiques courantes et en le diffusant largement au sein de notre organisme et à l’extérieur. À l’interne, nous veillerons à ce que les membres du personnel soient formés en matière d’AQ et à intégrer ces pratiques à leur travail. À l’externe, nous souhaitons échanger des idées et établir des partenariats avec d’autres organismes.

Capacité et disponibilité des données

Avez-vous des données pour éclairer le projet?

Réponse : Oui, nous avons des données pour éclairer le projet. Il s’agit notamment des données historiques sur l’inscription, comme le temps moyen qu’il faut pour terminer le processus d’inscription, ainsi que la rétroaction des client.e.s et du personnel. Nous pouvons également recueillir des renseignements qualitatifs issus de sondages ou de groupes de discussion avec les client.e.s et le personnel afin de mieux comprendre leurs besoins et leurs attentes.

Dans l’affirmative, veuillez fournir des exemples de sources de données qui éclaireront votre projet (p. ex. tableau de bord, sources internes ou externes, sondages ou un mélange de sources).

Réponse : Nous utilisons diverses sources de données pour éclairer notre projet. Il peut s’agir des mesures de tableaux de bord qui font le suivi des délais d’inscription et les données d’enquête recueillies directement auprès des client.e.s.

Est-ce qu’une personne au sein de votre équipe peut aider à déterminer, à analyser et à représenter les données nécessaires pour le projet ou auriez-vous besoin d’un soutien supplémentaire?

Réponse : Nous avons 0,5 ETP de soutien pour l’analyse des données. Nous aurions besoin d’aide pour mesurer l’amélioration ou le changement au processus d’inscription par rapport au point de référence.