Où avons-nous commencé?

Lorsque les organismes nous ont dit qu’ils avaient besoin d’un meilleur soutien pour régler des problèmes précis et complexes, nous les avons écoutés. En 2016, nous avons réagi en restructurer notre effectif et notre structure de direction afin de créer une équipe spécialisée dans l’AQ, la mesure du rendement et la planification des systèmes. 

En 2020, nous avons lancé notre programme Quête.

Où en sommes-nous?

Notre équipe d’AQ a dirigé quatre cohortes dans le cadre du programme Quête. Les projets des organismes se concentrent sur un éventail de défis, notamment l’amélioration de l’accès, les services brefs et les systèmes organisationnels. Nous avons également offert une formation ouverte sur la méthodologie Lean Six Sigma en dehors de la portée du programme Quête afin de contribuer à l’établissement et au développement d’une culture d’amélioration continue de la qualité au sein de notre secteur.

Consultez les résumés des projets de nos cohortes précédentes

Où nous dirigeons-nous?

La cinquième cohorte du programme Quête sera lancée en 2025. Nous continuons également de faciliter la mise en place d’une communauté de pratique d’AQ et d’un groupe de travail expérimenté de l’AQ axé sur des sujets liés à l’AQ au niveau du système.

Pourquoi apporter des améliorations à nos processus?

L’AQ est une approche systématique qui utilise des outils et des techniques robustes pour apporter des changements et améliorer les résultats pour le client, la famille, le prestataire de services ou le système. Des cadres comme Lean Six Sigma nous permettent d’adopter une approche collaborative et méthodique pour examiner les processus organisationnels en détail, ainsi qu’optimiser et garantir une valeur pour les intervenants, y compris les enfants, les jeunes, les familles et les prestataires de services. 

Les projets d’AQ peuvent cibler des enjeux cliniques comme l’admission, les listes d’attente, les congés et les services intégrés entre les prestataires de soins (soins primaires, milieu d’enseignement, hôpitaux et centres communautaires de santé mentale). Ils peuvent également comprendre des problèmes internes liés aux finances, aux ressources humaines ou à d’autres processus administratifs qui ont une incidence sur les services que les organismes fournissent à leur clientèle. 

Voici quelques exemples : 

• Un organisme reçoit des commentaires de la part de ses client.e.s et de son personnel selon lesquels il est difficile de se retrouver dans le processus d’administration, qui porte à confusion. L’organisme aimerait simplifier ses processus et en améliorer l’efficacité. 
• Les données d’un organisme révèlent que les client.e.s demeurent dans des services brefs pendant plus de deux ans au lieu de recevoir leur congé ou un transfert, comme prévu. 
• Les employé.e.s qui se déplacent pour rencontrer des client.e.s remarquent qu’il faut beaucoup de temps pour trier les documents de déplacement à soumettre aux Finances aux fins de remboursement. 
• Le service des ressources humaines (RH) a remarqué un taux de roulement élevé au fil des ans et trouve difficile de recruter des candidat.e.squalifié.e.s. L’équipe aimerait améliorer ses processus et sa culture dans l’ensemble afin de maintenir le personnel en poste et de recruter des candidat.e.s de façon efficace et efficiente. 
• Un organisme a de la difficulté à atteindre ses objectifs en matière d’heures de service direct et ne comprend pas comment ces objectifs ont été fixés. Il cherche à mieux comprendre ce qui entre dans toutes les heures de travail des clinicien.ne.s afin de pouvoir fixer des objectifs réalisables et de faciliter l’atteinte de ces objectifs par le personnel.

Quels sont les éléments indispensables pour un bon projet d’amélioration des processus?

• Des questions/opportunités au sein d'une organisation qui ont un impact sur les clients, les familles ou le personnel.
• Un problème de processus existant qui n'a pas de solution identifiée ou une opportunité d'optimisation qui doit être explorée.
• Des défis liés aux processus, tels que les erreurs répétées, la duplication du travail, l'attente excessive ou la capacité du processus à répondre aux demandes. 
• Des liens avec les dimensions de la qualité des soins de santé : efficacité, efficience, centrage sur le client, sécurité, rapidité et équité. 

Le programme Quête encadre les équipes de l’organisme au cours d’un projet d’amélioration qui pourrait avoir une incidence sur l’organisation ou le système. En participant au programme Quête, les organismes de santé mentale et de lutte contre les dépendances des enfants et des jeunes apporteront des améliorations en suivant une méthodologie Lean Six Sigma dirigée, tout en renforçant la capacité organisationnelle d’amélioration de la qualité (AQ) et en favorisant une culture d’amélioration continue.

À quoi puis-je m’attendre du programme? 

• recevront un encadrement adapté et axé sur le travail d’équipe en matière d’AQ et pourront utiliser des données fournies par nos conseiller.ère.s de Lean Six Sigma; 

• recevront de la formation et la certification de ceinture blanche et ceinture jaune Six Sigma Lean pour les principaux membres de leur équipe de projet. 

• participeront à des activités de mobilisation des connaissances et d’apprentissage au sein de la cohorte; 

• recevront une évaluation de la culture d’AQ de leur organisme au moyen outil de détermination de la maturité du plan d’AQ adapté de Santé publique Ontario*; à titre facultatif, à la fin du projet (juin 2025) et un an plus plus tard (janvier 2026). 

Quelles mesures d’encadrement vais-je obtenir?

À compter de juin 2024, les équipes de projet seront encadrées au cours d’un projet d’amélioration suivant le cadre DMAIC pendant une période de 6 ou 12 mois. De plus ces personnes pourraient recevoir du soutien pour se concentrer sur la durabilité, la diffusion et portée, la mobilisation des connaissances et la planification de la qualité organisationnelle, selon les besoins. 

Notre équipe d’encadrement en AQ : 

• travaillera de concert avec votre chef.fe de projet pour guider votre équipe tout au long d’un projet d’AQ à l’aide du cadre DMAIC Lean Six Sigma (définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler); 

• aidera votre chef.fe d’équipe à planifier et à animer les réunions de l’équipe de base; 

• aidera les membres de l’équipe de base à participer aux activités d’AQ en planifiant et en animant des séances de renforcement des capacités virtuelles ou en personne (selon les besoins) à chacune des étapes du cadre DMAIC;
  

• documentera le processus d’amélioration au moyen de cahiers de travail de projet électroniques avec les principaux documents et outils; 

• offrira de l’encadrement sur le choix des indicateurs et des mesures, la collecte de données et l’analyse, avec un soutien supplémentaire au besoin; 

• offrira des séances d’introduction à l’AQ à l’équipe de base, y compris une formation sur la ceinture blanche de Lean Six Sigma, au besoin. 

• fournira des conseils pour comprendre l’opinion des client.e.s au moyen d’activités de mobilisation (recueillir les connaissances et les expériences des principaux intervenants, y compris les client.e.s, les familles, les aidant.e.s et le personnel du projet d’AQ); 

• vousdonnera la possibilité de recevoir de l’encadrement sur la création d’une culture d’amélioration continue de la qualité, y compris de la formation supplémentaire sur l’AQ en fonction des résultats de l’évaluation de la maturité du plan d’AQ de votre organisme.